Zalo cá nhân đã và đang trở thành một kênh bán hàng và chăm sóc khách hàng phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt trong các lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ và phân phối B2B. Tuy nhiên, đi kèm với hiệu quả bán hàng là vô số rủi ro bảo mật tiềm ẩn nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt việc sử dụng Zalo cá nhân trong môi trường làm việc. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến liên quan đến bảo mật mà nhiều doanh nghiệp thường gặp khi để nhân viên sử dụng Zalo cá nhân cho công việc, kèm theo các giải pháp để phòng tránh và xử lý.
1. Dùng chung tài khoản Zalo cá nhân trong nội bộ
Sai lầm trong bảo mật Zalo cá nhân đầu tiên và cũng phổ biến nhất là việc nhiều doanh nghiệp cho phép hoặc bỏ mặc nhân viên sử dụng chung một tài khoản Zalo cá nhân nội bộ để tư vấn, chốt đơn, gửi báo giá. Việc dùng chung tài khoản dễ dẫn đến tình trạng nhiều người cùng truy cập, không ai chịu trách nhiệm chính, lịch sử trò chuyện không rõ ràng và quan trọng nhất là không đảm bảo tính riêng tư. Khi có người nghỉ việc hoặc xung đột nội bộ, rất dễ xảy ra tình trạng xóa tin nhắn, lấy cắp dữ liệu khách hàng hoặc làm rò rỉ thông tin ra ngoài mà không thể kiểm soát. Doanh nghiệp cần quy định mỗi nhân sự sử dụng Zalo cá nhân riêng biệt cho công việc và có ràng buộc trong hợp đồng lao động về việc bảo mật dữ liệu.
2. Không đặt mật khẩu mạnh và chưa bật xác thực hai lớp
Sai lầm thứ hai là nhiều người không đặt mật khẩu mạnh hoặc không kích hoạt xác thực hai lớp cho tài khoản Zalo của mình. Trong khi đó, một khi tài khoản bị mất quyền truy cập, toàn bộ danh sách bạn bè, lịch sử tin nhắn, hình ảnh và dữ liệu khách hàng đều có thể bị kẻ xấu chiếm đoạt. Không ít trường hợp nhân viên bị hack Zalo dẫn đến việc khách hàng bị lừa đảo chuyển khoản. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín cá nhân mà còn tác động lớn đến hình ảnh doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi tài khoản Zalo sử dụng cho công việc cần được đặt mật khẩu mạnh, không trùng với mật khẩu email hoặc các tài khoản khác, và bắt buộc kích hoạt bảo mật 2 lớp Zalo qua số điện thoại hoặc email dự phòng.
3. Không kiểm soát thiết bị đăng nhập và vị trí truy cập
Một sai lầm khác cũng rất nghiêm trọng là không kiểm soát các thiết bị đang đăng nhập và các nơi truy cập tài khoản. Nhiều người đăng nhập Zalo cá nhân trên máy tính công cộng, trên nhiều thiết bị không kiểm soát được, hoặc quên đăng xuất khi chuyển điện thoại. Điều này khiến kẻ khác có thể xem được toàn bộ lịch sử chat zalo tin nhắn khách hàng, tự ý nhắn tin hoặc theo dõi hoạt động kinh doanh. Giải pháp là thường xuyên kiểm tra danh sách thiết bị đang đăng nhập trong phần cài đặt tài khoản Zalo, đặt thông báo khi có thiết bị lạ đăng nhập và sử dụng ứng dụng bảo vệ như khóa vân tay hoặc Face ID cho ứng dụng Zalo nếu có thể.
4. Không sao lưu dữ liệu và lịch sử chat định kỳ
Tiếp theo, nhiều doanh nghiệp và nhân viên không hề lưu trữ lịch sử chat zalo hoặc không có bất kỳ bản sao lưu nào. Khi điện thoại hư, đổi máy hoặc lỡ tay xóa ứng dụng, toàn bộ lịch sử trò chuyện có thể biến mất hoàn toàn. Điều này đặc biệt nguy hiểm nếu nhân viên đã tư vấn khách hàng, gửi báo giá hay trao đổi thông tin quan trọng qua Zalo mà không sao lưu lại. Tình huống này không hiếm và khi cần tra cứu để chăm sóc lại khách cũ hoặc xử lý khiếu nại, doanh nghiệp hoàn toàn mất dữ liệu. Vì vậy, mỗi tuần hoặc mỗi tháng nên có quy trình sao lưu lịch sử chat zalo định kỳ về Google Drive, iCloud hoặc file Excel, và nếu có thể nên đồng bộ với hệ thống CRM để lưu trữ tập trung toàn bộ tương tác.
5. Thiếu phân quyền và kiểm soát truy cập dữ liệu nội bộ
Cuối cùng, sai lầm phổ biến nhưng ít được chú ý là không phân quyền nhân viên trong nội bộ, dẫn đến việc ai cũng có thể xem hoặc truy cập toàn bộ danh sách khách hàng. Việc này khiến dữ liệu trở nên “vô chủ”, tạo điều kiện cho nhân viên tự ý lấy khách, xóa thông tin, hoặc chuyển sang hệ thống khác mà không để lại dấu vết. Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống theo dõi tương tác – ai chăm ai, ai gửi gì, lúc nào – thông qua việc đồng bộ Zalo với phần mềm quản lý chung hoặc giám sát trực tiếp qua phần mềm theo dõi từ bên thứ ba. Chỉ người phụ trách hoặc quản lý mới có quyền xem toàn bộ, còn lại từng nhân viên chỉ nên xem dữ liệu mình được phân công.
Giải pháp để bảo mật khi dùng Zalo cá nhân trong doanh nghiệp
Để tránh những rủi ro nêu trên, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng trong việc sử dụng Zalo cá nhân cho công việc. Ngay từ khâu tuyển dụng, cần phổ biến các quy định về bảo mật dữ liệu, thiết lập tài khoản chuẩn hóa, hướng dẫn nhân viên sử dụng ứng dụng bảo vệ như khóa ứng dụng, sao lưu định kỳ và sử dụng các mẫu phản hồi chuyên nghiệp. Nếu có thể, doanh nghiệp nên dùng phần mềm hỗ trợ tích hợp Zalo cá nhân vào hệ thống quản lý tập trung để vừa bảo vệ dữ liệu, vừa tăng hiệu suất chăm sóc khách hàng. Việc phân quyền, giám sát lịch sử tương tác và đồng bộ báo cáo theo từng nhân viên cũng giúp tăng tính minh bạch và công bằng trong công việc, đồng thời là căn cứ khi xử lý khiếu nại hoặc đánh giá hiệu quả làm việc định kỳ.
Kết luận
Zalo cá nhân là ứng dụng bán hàng mạnh mẽ, nhưng nếu không kiểm soát tốt, nó có thể trở thành điểm yếu lớn trong bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp. 5 sai lầm trên đều có thể phòng tránh được nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị, đào tạo và áp dụng quy trình làm việc rõ ràng. Hãy bắt đầu từ những điều nhỏ nhất như đặt mật khẩu mạnh, phân quyền truy cập, và sao lưu tin nhắn để xây dựng một hệ thống chăm sóc khách hàng vững chắc, chuyên nghiệp và an toàn hơn mỗi ngày.